Az épület megfelelő üzemeltetése az ezt követő évek összetett és folyamatos feladata. Mit értünk pontosan ez alatt és kihez fordulhatunk?

Gördülékeny működés és állagmegóvás

Ha egy kicsit elvonatkoztatunk az irodaépületektől és egyszerűen csak belegondolunk, hogy a saját, vagy akár bérelt lakásunk/házunk mindennapi „működtetése” mennyi feladattal jár, talán egy árnyalattal világosabban látjuk azt, hogy mindezen ügyes-bajos dolgok mekkora terhet jelenthetnek a nagyobb komplexumok, irodaházak, raktárak esetén.

Az üzemeltetés gyakorlatilag az épületek teljes ügyintézését jelenti, legyen szó akár adminisztratív, akár gyakorlati jellegű karbantartási munkákról. Az alapkoncepció az, hogy az adott épület és a benne dolgozók mindennapi élete gördülékenyen haladhasson, miközben nem csak az állagmegóvásra, de a folyamatos fejlesztésekre is érdemes figyelni. Tulajdonképpen tekinthetjük azt aranyszabálynak, hogy az ingatlan üzemeltetés akkor hatékony, ha az a benne dolgozók előtt szinte észrevétlen, tehát problémamentes marad.

Épületes feladatok

A magánlakás példájánál maradva láthatjuk azt, hogy egy kisebb ingatlannal is mennyi teendő adódik napi szinten. Takarítás, számlák rendezése, kisebb-nagyobb ad-hoc jellegű javítási munkák stb. Ugyanez a helyzet áll fenn egy gazdasági célú ingatlan esetén is, csupán jóval nagyobb léptékben, így ez már külön cégeket, erre szakosodott üzemeltetőket követel meg.

Ha ingatlan üzemeltetésről van szó mindenképpen érdemes tételesen végigvenni néhány olyan teendőt, melyek elengedhetetlenek az épület megfelelő működéséhez, a rendezett ügymenethez és az ingatlan minőségének megőrzéséhez. Lássuk tehát ezeket.

● Adminisztratív feladatok: legyen szó bármilyen cégről, vállalkozásról vagy – esetünkben – ingatlanok üzemeltetéséről, az adminisztratív teendők elkerülhetetlenek. Az épület rezsi- és egyéb költségeihez tartozó számlák kiegyenlítése az egyik legalapvetőbb teendő. Emellett természetesen számos eseti adminisztratív feladat merül fel, úgy, mint könyvelés, szerződések és kintlévőségek kezelése, beruházások, fejlesztési pályázatok dokumentációja stb. Fontos továbbá a nyomon követhetőség, a releváns dokumentumok megőrzése és megfelelő tárolása, melyek az esetlegesen felmerülő kérdéseket, folyamatban lévő ügyeket segíthetnek tisztázni.

● Karbantartási munkák: ami elromolhat, az el is romlik. Nem kivétel ez alól egyetlen irodaépület, vagy raktár sem. Az ingatlan üzemeltetésének gyakorlati teendői között tehát igencsak kiemelt szerepe van a különböző karbantartási munkák naprakész elvégzésének. Ez lehet akár építészeti, villamossági, gépészeti jellegű feladat, a lényeg, hogy minél előbb, minél hatékonyabban kijavításra kerüljön, ezáltal segítve az ingatlanok zökkenőmentes működését.

● Állagmegóvás/fejlesztés: ha ingatlant üzemeltetünk, elengedhetetlen, hogy legalább abban az állapotban őrizzük meg, mint ahogy hozzájutottunk, ám még szerencsésebb, ha folyamatos fejlesztésekkel igyekszünk növelni értékét és a benne dolgozók kényelmét. Erre vonatkozóan számos fejlesztési pályázat érhető el, melyeket folyamatosan érdemes figyelni.